Cualquier gimnasio o entrenador lo ha vivido: el socio de 60 años que “no se aclara con las apps”, el cliente que ya tiene quince en el móvil y no quiere otra, o el que se apunta por teléfono y quiere empezar mañana. Si tu sistema de gestión exige que todo el mundo cree una cuenta, esos clientes se quedan fuera o acaban en un Excel paralelo.
No obligues a nadie a tener cuenta
El primer paso es que en tu sistema pueda existir un cliente sin cuenta: con su ficha, sus bonos, su historial y su asistencia, pero sin usuario ni contraseña. Lo das de alta tú, y para el negocio es un cliente como cualquier otro. Si algún día quiere la app, se activa. Y si no la quiere, no pasa nada.
Pide solo lo necesario, y con permiso
Para empezar basta con el nombre y un medio de contacto: un email o un teléfono. Lo importante es que quede constancia de que el cliente te lo ha dado y acepta que le contactes por ahí. Anotarlo en un post-it no basta: guarda ese consentimiento junto a la ficha. Es lo que te pedirá la normativa de protección de datos si alguien pregunta.
El papeleo, desde un enlace
El problema de los clientes sin app suele ser el mismo: que firmen el contrato, el consentimiento o el PAR-Q, y que dejen un método de pago. En papel se pierde, y por email con PDF adjunto nadie lo devuelve.
La alternativa es un enlace de alta que le envías por WhatsApp. En una sola página, desde el móvil, el cliente:
- Rellena o revisa sus datos.
- Lee y firma los documentos obligatorios.
- Deja su tarjeta o su cuenta bancaria, o elige pagar en efectivo en el centro.
Sin crear contraseña y en el orden que quiera. Si lo deja a medias, vuelve con el mismo enlace.
Cobra cuando el alta esté completa
No cobres antes de tener la firma y los datos: es la receta para las devoluciones y las discusiones. Lo ideal es que el método de pago quede guardado y que el cobro se haga al activar la membresía, cuando todo está en regla. Si quieres revisar cada alta a mano (por ejemplo, para comprobar una lesión antes de aceptar a alguien), añade un paso de aprobación: si la rechazas, no se cobra nada.
Que los datos no se queden para siempre
Si envías enlaces de alta, habrá quien no los complete. Esas personas no son clientes y no tienes por qué guardar sus datos. Pon una caducidad al enlace y borra los datos de quien no llega a comprar, firmar ni reservar nada. Menos riesgo y una base de clientes más limpia.
Deja la puerta abierta a la app
Muchos clientes que empiezan “sin app” acaban queriéndola, para ver su bono o reservar desde el móvil. Cuando llegue ese momento, la cuenta tiene que activarse conservando todo: bonos, membresías y documentos firmados. Si hay que empezar de cero, nadie da el paso.
Cómo lo resuelve Entrivo
Con Clientes sin cuenta das de alta a un cliente con su nombre y un email o teléfono, con el consentimiento registrado, y le envías por WhatsApp o email un enlace para completar sus datos, firmar los documentos y dejar su método de pago. La membresía se activa sola al completar el alta, o cuando la apruebas o confirmas el cobro en efectivo. Si más adelante quiere la app, le invitas y activa su cuenta con todo su historial.
Si tienes clientes que no quieren otra app, solicita una demo.