Muchos centros no funcionan con reserva libre. Tienen grupos fijos: los de martes y jueves a las 19:00, el grupo de tecnificación sub-14, las tres amigas que entrenan juntas los lunes. Son la base más estable del negocio y, a la vez, la que más trabajo invisible genera: apuntarlos cada semana, recordar quién paga, saber quién falta.
Separa el grupo de la clase
El grupo es una lista de personas, y la clase es una franja en la agenda. Mezclarlos (“la clase de las 19:00 es de Laura, Javier y Ana”) funciona hasta que alguien cambia de horario o abres una segunda franja. Define cada grupo como una lista con nombre y asígnalo a las clases. Si alguien se cambia de grupo, lo cambias en un sitio y no en veinte sesiones. Es la forma natural de organizar una academia de artes marciales, con grupos por edad y nivel que entrenan siempre a la misma hora.
Que la plaza no dependa de que se apunten
Si el cliente de un grupo fijo tiene que reservar cada semana, tarde o temprano se olvida y alguien de fuera ocupa su plaza. En un grupo fijo, lo normal es que la plaza esté guardada por defecto y que el cliente solo tenga que avisar si no va.
El bono no debería sacar a nadie del grupo
El caso más incómodo: un miembro del grupo que ha agotado el bono y aún no ha renovado. Si lo sacas de la clase, lo pierdes. Si lo dejas sin más, acabas regalando sesiones.
Lo que funciona es distinguir entre pertenecer al grupo y estar inscrito en la sesión. El miembro sigue teniendo su plaza guardada, como asistencia prevista, y la inscripción (y el consumo del bono) se hace en cuanto renueva. Así tú ves quién tiene el pago pendiente y él no pierde su sitio.
Ausencias: mismas reglas que el resto
Que un cliente tenga la plaza guardada no significa que pueda faltar sin avisar. Aplica al grupo la misma política de cancelación que al resto de clases: si avisa con tiempo, no pierde la sesión; si no aparece, se aplica la penalización. Y dale una forma fácil de avisar, un botón “no puedo asistir” mejor que un WhatsApp a las 18:55.
Abre las plazas que el grupo no usa
Un grupo de 6 en una sala con 8 plazas deja 2 libres cada semana, y cada ausencia libera otra. Deja que esas plazas se puedan reservar desde fuera del grupo, y si una clase sale floja, haz un llamamiento para llenarla.
Cómo lo resuelve Entrivo
Con Grupos fijos creas el grupo una vez y lo asignas a una sesión o a una serie recurrente. Entrivo guarda la plaza de cada miembro, lo inscribe solo cuando tiene un bono válido (también al renovarlo) y te muestra en cada sesión quién está inscrito, quién está previsto y por qué. Los clientes avisan con “No puedo asistir” y se aplica tu política de cancelación. Las plazas sobrantes quedan abiertas para el resto.
Si trabajas con grupos fijos, solicita una demo.