Pausa bonos y membresías sin cancelarlos
Vacaciones, una lesión, una temporada complicada. Pausas la tarifa del alumno, sus fechas y cobros se retrasan solos y, cuando vuelve, todo sigue donde estaba.
Cómo funciona
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Eliges qué pausar y las fechas
Desde la ficha del cliente, sobre un bono o una membresía concretos. Pones la fecha de inicio y la de vuelta, o una duración rápida, y el motivo.
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Revisas la vista previa
Antes de confirmar ves qué reservas se liberan, en qué fechas no podrá reservar y a qué día pasa la caducidad o el siguiente cobro. Sin vista previa no se puede pausar.
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Confirmas y Entrivo hace el resto
Las reservas de esas fechas se cancelan sin penalización, las fechas se mueven solas y la pausa empieza y termina el día previsto. El cliente recibe un aviso antes de volver.
Ejemplo: una alumna se lesiona y para tres semanas, del 4 al 25. Su membresía mensual no se cobra en ese tiempo, el siguiente cargo llega 21 días más tarde y las clases que tenía reservadas en esas fechas se liberan para otras personas.
En detalle
Bonos con caducidad: la fecha de caducidad se alarga los días que dure la pausa.
Membresías en efectivo, por transferencia o por SEPA externo: la siguiente renovación se retrasa esos mismos días.
Membresías con cobro automático (tarjeta o recibo SEPA): no hay ningún cargo durante la pausa y el siguiente llega cuando el cliente ha disfrutado los días que ya tenía pagados.
Las reservas que no cubra otro bono del cliente se cancelan sin penalización.
Durante la pausa, ese bono o membresía no sirve para reservar. En los grupos fijos consta como ausencia justificada.
Si vuelve antes, terminas la pausa ese día y solo se le descuentan los días reales.
Tus reglas
Si cada pausa se negocia en recepción, acaban las comparaciones. Define unas reglas iguales para todos:
- Duración mínima y máxima de cada pausa.
- Máximo de días y de pausas en 12 meses.
- Preaviso para las solicitudes de los clientes.
- Opcional: el cliente puede solicitar la pausa desde su app y tú la apruebas o la rechazas.
- Puedes saltarte una regla en un caso concreto, y queda registrado.
Pausa o cuota de mantenimiento
Son dos cosas distintas. La pausa congela un bono o una membresía: no se cobra ni corren los días. La cuota de mantenimiento es un cobro reducido opcional mientras el alumno está fuera, para guardarle la plaza: se cobra aparte, no da acceso a clases y termina sola al acabar el periodo de ausencia.
Para quién
Para gimnasios y centros de entrenamiento con cuotas mensuales y temporadas de ausencias (verano, exámenes, lesiones), y para el entrenador personal que vende bonos con caducidad.
Preguntas frecuentes
¿Qué se puede pausar?
Bonos con fecha de caducidad y membresías, tanto si las cobras con tarjeta o recibo SEPA a través de Entrivo como si las cobras en efectivo o por transferencia. Un bono sin caducidad no necesita pausa: no pierde días aunque el cliente no venga.
¿Qué pasa con su domiciliación o su tarjeta?
No tienes que tocar nada en la pasarela de pago. Durante la pausa no se cobra y el siguiente cargo se retrasa los días de la pausa. Lo que el cliente ya había pagado no se pierde ni se devuelve: se desplaza.
¿Puede pedirla el propio cliente?
Si lo activas, sí: el cliente envía la solicitud desde su app y tú la apruebas o la rechazas. La pausa nunca se activa sin que el negocio la confirme. Si no lo activas, te la pide por el canal de siempre y la aplicas tú.
¿Puedo cobrar algo mientras está en pausa?
La pausa en sí no cobra nada. Si quieres cobrar un importe reducido por guardar la plaza, configúralo como cuota de mantenimiento: un cobro aparte, que no da derecho a reservar y termina solo cuando acaba el periodo de ausencia.
¿Las pausas cuestan más?
No. Las pausas y la cuota de mantenimiento están incluidas en todos los planes. Solo tienes que activar la política de pausas en tu configuración.
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