Lesiones, medicación, operaciones o embarazos: para entrenar bien a alguien necesitas saber cosas que son datos de salud. La normativa de protección de datos (el RGPD en Europa) los trata como una categoría especial, con más exigencias que un nombre o un teléfono. Esto no significa que no puedas pedirlos. Significa que tienes que pedirlos con cuidado.
Este artículo recoge buenas prácticas generales y no es asesoramiento legal. Para tu caso concreto, consulta con un profesional de protección de datos.
Pide solo lo que vas a usar
La pregunta que hay que hacerse ante cada campo del cuestionario es: ¿qué voy a hacer con esta respuesta? Si la respuesta es “nada”, sobra. Un cuestionario de 60 preguntas “por si acaso” es más difícil de justificar, de rellenar y de revisar. Muchas veces bastan un PAR-Q y cinco o seis preguntas de anamnesis bien elegidas (te contamos cuáles en PAR-Q y anamnesis).
Explica quién lo pide y para qué
Antes de la primera pregunta, el cliente debería saber:
- Quién pide los datos: tu negocio, con su nombre.
- Para qué: “para adaptar tu entrenamiento y detectar si necesitas consultar antes con un médico”.
- Qué pasará con ellos: quién los verá, cuánto tiempo se guardan y cómo pedir que se borren.
Cuando se tratan datos de salud, lo habitual es pedir un consentimiento explícito: una casilla aparte, sin marcar de antemano, que la persona marca de forma consciente. No vale enterrarlo en las condiciones generales.
No los dejes viajar por cualquier canal
El PAR-Q fotografiado y enviado por WhatsApp, el PDF adjunto en un email o la hoja de cálculo compartida con todo el equipo son los puntos débiles más comunes. Cada copia es un lugar más donde los datos pueden perderse. Lo ideal es que las respuestas se queden en un solo sitio, y que los avisos digan “hay un formulario pendiente de revisar” sin incluir el contenido.
Decide quién de tu equipo puede verlos
Recepción necesita saber si un cliente tiene el cuestionario completado, no qué ha respondido. El instructor que le va a entrenar sí puede necesitar el contenido. Separa esos dos niveles y, si trabajas con varios centros, limita el acceso a los clientes de cada uno. Llevar un registro de quién ha consultado las respuestas ayuda mucho si algún día te lo preguntan.
No los cambies sin dejar rastro
Si un cliente dice que respondió otra cosa, necesitas poder demostrar qué versión del cuestionario vio, qué respondió y cuándo. Por eso es mejor no editar respuestas enviadas. Si algo ha cambiado, se le pide que lo complete de nuevo y se conservan las dos.
Bórralos cuando ya no los necesites
Los datos de salud de alguien que vino a una clase de prueba hace dos años y no volvió no deberían seguir ahí. Define un plazo de conservación y cúmplelo. Cuando borres las respuestas, puedes conservar la constancia de que existieron y se firmaron.
Tú decides, el cuestionario no
Un cuestionario marca respuestas, pero no valora la aptitud de nadie. Si una respuesta te preocupa, la decisión de adaptar, esperar o derivar a un profesional sanitario es tuya. Ninguna herramienta debería decir “apto” o “no apto” por ti.
Cómo lo resuelve Entrivo
En Formularios cada cuestionario lleva un bloque de privacidad obligatorio: indicas la finalidad, si puede incluir datos de salud y, si quieres, pides un consentimiento explícito en una casilla aparte y sin marcar antes de que el cliente vea las preguntas. El nombre de tu negocio aparece como quien pide los datos.
Las respuestas no se envían por email ni por notificación: solo se consultan en la ficha del cliente. Tu staff solo las ve si le das un permiso específico, desactivado de serie y limitado a sus centros, y cada consulta queda registrada. Las respuestas enviadas no se pueden editar, cada envío guarda su fecha, su versión y una huella que permite comprobar que no se han tocado, y puedes suprimirlas cuando ya no las necesites, conservando la constancia de la firma. Entrivo te avisa de las respuestas que marcaste para revisar, pero no hace diagnósticos.
Si quieres dejar de guardar cuestionarios de salud en papel o en el móvil, solicita una demo.