Casi todos los negocios de fitness empiezan con dos productos: una cuota mensual y un bono de 10 sesiones. Y casi todos acaban necesitando algo más: un trimestral con mejor precio, un bono “válido 6 meses”, una segunda sede donde no vale todo lo que se vende en la primera. El problema es que, si la herramienta solo entiende “mensual” y “días”, esos productos se acaban llevando a mano.
Esta guía explica cómo plantear esos tres casos, qué gana el negocio, qué ve el cliente y dónde están los límites.
Tres preguntas por producto
Antes de crear nada, cada producto debería responder a tres preguntas:
- Cada cuánto se cobra o cuánto dura. Una cuota que se renueva (cada mes, cada 3 meses, cada año) o un pago único con una validez.
- Cuántas sesiones incluye. Un número concreto o ilimitadas.
- Dónde y para qué sirve. Qué actividades cubre y, si tienes más de una sede, en cuáles se puede usar.
Si dos productos tuyos responden igual a las tres, probablemente sobra uno. Tener pocos productos y claros sigue siendo la regla, como contamos en la guía para gestionar bonos de sesiones.
Cuotas de varios meses: trimestral y semestral
Una cuota no tiene por qué ser mensual. “24 sesiones cada 3 meses” o “ilimitado cada 6 meses” son cuotas como cualquier otra, solo que el periodo es más largo.
El proceso. Al crear la cuota eliges cada cuántos meses se cobra (de 1 a 12) o si es anual, el precio de cada cobro y las sesiones de cada periodo. El cliente se da de alta una vez y el cargo se repite solo cada periodo, igual que en una cuota mensual automática.
Lo que ve el cliente. Algo tan directo como “85 € cada 3 meses · 24 sesiones por periodo”. Sabe cuánto paga, cada cuánto y cuántas sesiones tiene hasta el siguiente cobro.
Ventajas. Cobras por adelantado, tienes menos cargos que puedan fallar y el cliente se compromete un trimestre en lugar de un mes. Además, las sesiones son del periodo entero: quien una semana no puede venir lo compensa la siguiente, sin que tengas que ajustar nada.
Qué hay que saber:
- Las sesiones se renuevan con cada cobro. Las que no se usan en un periodo no se acumulan para el siguiente.
- El periodo de cobro y el de uso son el mismo. Un “compromiso de 3 meses cobrado mes a mes con 24 sesiones para todo el trimestre” no es una cuota de este tipo. Las alternativas son la cuota cada 3 meses o un pago único con 3 meses de validez.
- Si cambias el periodo de una cuota que ya tiene clientes, el cambio se aplica a las altas nuevas. Quien ya la tiene sigue con las condiciones con las que se dio de alta.
- No hay permanencia ni penalización por baja anticipada. Si un cliente cancela a mitad de trimestre, conserva el acceso hasta el final del periodo que ya ha pagado.
Bonos con validez en meses exactos
“Válido 6 meses” no es lo mismo que “válido 180 días”. Seis meses son entre 181 y 184 días según cuándo se compre, así que con 180 días fijos el cliente pierde entre uno y cuatro. Parece poco, pero es justo el tipo de detalle que acaba en una discusión en recepción.
El proceso. En un pago único eliges la validez en días o en meses. En meses, el bono caduca el mismo día del mes, tantos meses después: comprado el 15 de marzo con 6 meses de validez, caduca el 15 de septiembre. Si ese día no existe (un bono de 6 meses comprado el 31 de agosto), caduca el último día del mes.
Ventajas. La fecha que prometes es la que se cumple, y es la misma se venda como se venda: pagado con tarjeta, cobrado en efectivo o asignado a mano desde la ficha del cliente. Si el bono queda en cola esperando a que termine el anterior, los meses cuentan desde el día en que se activa, no desde el día en que se compró.
Lo que ve el cliente. “Válido 6 meses” en el catálogo y una fecha de caducidad concreta en sus compras.
Con esto, los productos por tiempo dejan de ser aproximaciones:
- 8 sesiones en 1 mes: pago único, 8 sesiones, 1 mes de validez.
- Trimestral de 24 sesiones: cuota cada 3 meses, o pago único con 3 meses de validez si no quieres renovación automática.
- Bonos de 5, 10 o 20 sesiones con 6, 9 o 12 meses de validez.
- Clase suelta: pago único de 1 sesión con validez en días.
Si tienes más de una sede: dónde vale cada producto
Con un solo local esta pregunta no existe. Con dos o tres, aparece enseguida: el bono de entrenamiento personal que solo se da en una sede, la cuota que vale en las dos del centro pero no en la nueva.
El proceso. En cada producto eliges entre dos opciones:
- Todos los centros. Es la opción por defecto, e incluye los que abras más adelante.
- Solo en algunos centros, marcando cuáles.
A partir de ahí, un bono cubre una sesión cuando coinciden la actividad y el centro, y no ha caducado. No hay reglas de precio por número de sedes: si “2 centros” cuesta más que “1 centro”, son dos productos con dos precios.
Lo que ve el cliente. En el catálogo, cada producto indica dónde es válido y puede filtrar por centro. Si intenta reservar en una sede que su bono no cubre, recibe un mensaje claro: su bono no es válido en ese centro.
Qué hay que saber:
- Los centros de un producto se aplican en vivo. Si quitas una sede a un producto, afecta también a quien ya lo tiene comprado. Antes de guardar ves a cuántos clientes y reservas afecta; las reservas ya hechas no se cancelan.
- Si cierras una sede y algún producto solo valía allí, tendrás que pasarlo a otro centro o a “todos” antes de archivarla, para que nadie se quede con un bono que no puede usar.
- En los informes por centro, un bono válido en varias sedes cuenta entero para la sede donde se usa por primera vez. No se reparte entre ellas.
- Un mismo producto no puede tener precios distintos según la sede. Se resuelve con un producto por sede.
Quién puede reservar en cada sede
Queda una decisión de negocio: qué le abre la puerta de una sede a un cliente.
- Solo los centros que tú le asignas. Es lo habitual cuando cada cliente “pertenece” a un local. Un cliente de la sede A no ve ni reserva sesiones de la sede B aunque su bono valga allí, hasta que le asignas B.
- Los centros asignados y, además, los que permitan sus bonos activos. Pensado para cadenas: si el cliente compra un producto válido en A y B, ve y reserva en las dos sin que nadie toque su ficha.
Un ejemplo con la segunda opción. Marta tiene una cuota de 8 sesiones de fuerza y pilates válida en las sedes A y B, y un bono de 5 sesiones de entrenamiento personal válido solo en C. En A y B ve las clases de fuerza y pilates y reserva con su cuota. En C ve las de entrenamiento personal y reserva con su bono. No puede gastar el bono de C en una clase de A, ni al revés.
Antes de activar la segunda opción, revisa tus productos. Todos los que valgan en “todos los centros” abrirán todas las sedes a quien los tenga. Lo normal es restringir primero los productos que deban estarlo y cambiar el modo después.
Y un matiz para el equipo: la asignación de un cliente a un centro sigue decidiendo qué personal ve su ficha. El personal de otra sede ve su asistencia en las sesiones que imparte, pero no la ficha completa.
Desde los dos lados
Para el negocio:
- Vendes lo que de verdad ofreces (trimestral, semestral, “válido 9 meses”, “solo en esta sede”) sin apaños con días aproximados ni notas en la ficha.
- Las reglas se comprueban solas al reservar, y son las mismas en el calendario, en la reserva y al descontar la sesión.
- Si tienes una sola sede, no ves ninguna opción de centros. Y si no tocas nada, tus productos actuales funcionan exactamente igual que antes.
Para el cliente:
- Sabe qué compra antes de pagar: cada cuánto se cobra, cuántas sesiones tiene por periodo, hasta qué día exacto y en qué sedes.
- Solo ve y reserva lo que sus bonos cubren. Cuando algo no está cubierto, el mensaje le dice por qué.
- Puede tener varios productos a la vez. Si dos sirven para la misma sesión, se usa primero el que caduca antes.
Lo que este modelo no cubre
Para no llevarse sorpresas, conviene tenerlo claro:
- Bolsas de sesiones para varios meses con cobro mensual.
- Permanencias y penalizaciones por baja anticipada.
- Límites por día o por franja horaria, como “ilimitado, máximo una clase al día” o “solo en horario de mañana”. Los límites por semana o por mes (“tres por semana”, “ocho al mes”) sí se configuran, como límites de uso del bono.
- Acumular las sesiones no usadas de un periodo en el siguiente.
- Precios distintos por sede dentro de un mismo producto, o precio automático según el número de sedes.
Si lo que necesitas es que un cliente deje de venir unas semanas sin perder lo que ha pagado, eso no se resuelve con otro producto, sino con una pausa de la membresía.
Cómo lo resuelve Entrivo
En Entrivo, cada producto define su periodo (cuotas cada 1 a 12 meses o anuales, y pagos únicos con validez en días o en meses exactos), sus sesiones, las actividades que cubre y los centros donde es válido. Los bonos y cuotas se cobran con Stripe o se registran a mano, con la misma fecha de caducidad en ambos casos, y el cliente ve en su catálogo el periodo, la validez y las sedes de cada producto. Tú decides si la reserva en cada sede depende de los centros asignados o también de lo que cada cliente ha comprado.
Si tu catálogo ya no cabe en “mensual” y “bono de 10”, solicita una demo.